SISTEMAS DE INFORMACION

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1. MODOS DE UTILIZACIÓN
Cómo deben comportarse los sistemas de información en la vida diaria de un administrador. En casa, en una pequeña empresa, hasta una gran organización. El modelo de lo que debería ser un sistema de información, como las recetas de cocina, para llegar a un objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de amistades. ¿Qué es un sistema de información (menús, recetas, ingredientes, invitados)? y ¿cómo un administrador, director o personal operativo se convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos específicos de información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un registro de sucesos?. Lo cual comprende la utilización principal de los sistemas de información: recuperación de información, apoyo a toma de decisiones y el proceso de las operaciones.

1.2. VISIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La posibilidad de utilizar un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de información deberá determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se quieran recuperar, los cálculos repetitivos, la impresión de presentaciones, la posibilidad de comunicarse con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que el equipo hace lo que se le ordena, no puede anticipar necesidades, tiene limitaciones de comunicación, y es completamente literal en la interpretación de órdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un sistema de información debe configurarse de modo que sería posible realizar cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando ciertos criterios más complejos de selección. Podría usarse en la recuperación de información o ayudar en la selección de información que reúna los criterios que uno ha decidido.

1.3. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Después de la Segunda Guerra Mundial, EEUU se encontró en una situación favorable para que sus grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde se conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas, así, cuando sale al mercado mundial, lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada por un sistema financiero sólido basado en el “patrón dólar”. Los rasgos comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las características diferenciales. Su carácter de empresas privadas, líderes en los países capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con estructura oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de países de mayor tamaño y nivel de ingreso, condicionan los elementos fundamentales de su comportamiento.
La participación creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce a que una proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional. La función de liderazgo que desempeñaban las empresas transnacionales se atribuye en gran parte a la magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de investigación tecnológica. La concentración del flujo de bienes de capital, en los cuales se incorpora una proporción importante del progreso técnico, entre el grupo de países proveedores de tecnología, conduce a prever que cada vez en mayor medida serán las condiciones técnico-económicas que prevalecen en esos mercados, las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso técnico. El alto grado de concentración de la oferta es la característica básica del mercado internacional de tecnología. Un reducido número de empresas transnacionales generan, con base en las actividades de investigación y desarrollo, una proporción elevada de la oferta tecnológica disponible. La valoración de los flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de analizar las tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a través de las cuales se incorpora una porción importante del progreso técnico.
Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología, ejercen las opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. Analizar el destino de la tecnología que se importa, distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnología que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de transferencia tecnológica. Las empresas transnacionales han alcanzado una participación importante y difundida en el conjunto de la actividad industrial en México. El papel que desempeñan en nuestro país en la transferencia de tecnología es coherente con lo observado al estudiar su comportamiento en el ámbito internacional; el comportamiento en México, una mera proyección de las tendencias generales que caracteriza su expansión en el ámbito mundial y no constituyen un enclave en ciertas áreas, sino que conforman un conjunto integrado que se articula a través de las relaciones interindustriales.
La computación, con su habilidad de manejar grandes volúmenes de información, ha creado, más que otro aspecto de la revolución tecnológica, administradores competentes y profesionales capaces de analizar la información de una organización, diseñar sistemas de información que ayuden a estas necesidades, proveer servicios de información y coordinar las diversas funciones de los diferentes especialistas de la empresa, dirigiéndolos siempre hacia los objetivos de la corporación.

2. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un sistema es un grupo interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propósito particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se dice que es un sistema personal; alguien más que quisiera hacer lo mismo podría configurarlo de distinta manera. En una organización encontramos sistemas que son utilizados por diferentes personas, generalmente para realizar tares rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectúan las mismas tareas, y se les conoce como sistemas institucionales.
“Un sistema es un conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste cambia si lo abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular interés.”
Vemos a los sistemas como aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia él. Un sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que esté completamente aislado de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y salidas. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo bien definido.
Muchos sistemas son extremadamente complejos, y es muy útil dividirlos en sistemas más pequeños interconectados llamados subsistemas; son sistemas y también pueden subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual conveniente de subdivisión. La elección de los subsistemas se determina en al análisis final por la visión global que queremos adoptar sobre dicho sistema. Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean más fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de interacción entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo, o contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente, pero el sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin tener en cuenta al sistema como un todo.
Los sistemas llevan consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y para irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro del sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o renovar las entradas, pueden realizarse ajustes a las máquinas, o pueden tomarse importantes decisiones de negocios.
Es más productivo analizar un sistema en términos de las funciones que realiza, o que se presume efectúa (visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural), porque en muchas ocasiones es una visión muy estática. Debería ser posible derivar una visión general de las organizaciones que ponga un mayor énfasis en sus características comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia particular en un tipo de organización a los problemas que se encuentran en otras.

2.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La característica esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema, los cuales pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por bienes: llegan, se guardan y se venden. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos, constituyen un sistema de información. El sistema de información es un modelo o representación de un sistema físico, con el cual también interactúa, y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. Las entradas al sistema de información desde el sistema físico son observaciones, mientras que las salidas son reglas para actuar; aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente información y no van acompañadas de movimiento alguno.
Los sistemas de información no están restringidos a representar objetos físicos, también pueden representar abstracciones.
Tipos de modelos de un sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en forma de normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza para modelizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del curso más apropiado de la acción. Dentro de una organización, los sistemas de información más grandes son los que realizan las principales funciones; por ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan con más frecuencia en una predictiva.
La materia prima de un sistema de información son los datos: nombres, números, descripciones y muchas otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de información: los mismos datos, su estructura inherente y sus propiedades; y, la forma en que van a usarse los datos y por quién. Una información útil en el sistema puede obtenerse a partir de los datos: seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y transformando datos. Es útil distinguir entre datos actuales y datos históricos, con lo cual se puede decir que los datos se guardan en un sistema para dos propósitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido, y como una base para tomar decisiones. También hay distintos niveles de información necesarios: nivel operacional, que hace cosas, y un nivel de dirección, que supervisa y planifica. La información requerida en un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y válida minuto a minuto, mientras que la información de la dirección generalmente está resumida y puede ser antigua. Los requisitos de la información de una parte de la organización son que esta sea: conveniente, precisa, relevante y, accesible, lo cual está implícito en un sistema de información.
2.3. REPRESENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La representación de sistemas es a través de diagramas, los que son más fáciles de comprender, y comprobar en precisión. Son aproximaciones estructuradas que dan una visión funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de diagramas de flujo de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo Relación-Identidad se obtiene una visión global de los datos. También se debe representar la forma en que se está implementando (cómo se hace) un sistema. Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos, procesos, movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema de información, no del sistema físico; no contienen información sobre la secuencia o la temporización de los procesos; y, representan una abstracción del sistema en términos de sus funciones.
Para completar la representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un diccionario de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de los archivos y flujo de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos son: descomposición funcional, seguimiento de los flujos de datos y el uso de un diagrama físico de flujo de datos.
Los modelos de datos sirven para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando cómo pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar mejores implementaciones. El modelo entidad-relación pertenece a una clase de modelos conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en términos de objetos en el sistema; también se les conoce como modelos conceptuales. Para llevar esto a una representación gráfica, se deben identificar muy bien los objetos de datos, que se denominan entidades, los cuales tienen ciertas propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un identificador cuando se utiliza para encontrar una información en particular y puede ser que algún atributo o más se conviertan en identificadores para ser más específicos en las búsquedas. En alguna implementación en particular, estos identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que está almacenada la información. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel implementación, los cuales tienden a trabajar en un nivel más detallado; incluyen los modelos relacionales, de redes y jerárquicos.

3. PROCESOS
3.1. CAPTURA DE DATOS Y CODIFICACIÓN
Los procesos básicos que tienen lugar en todo sistema de información, como la captura de datos, se les llama procesos primitivos y pueden ocurrir como un flujo de información dentro del sistema, o como información generada dentro del sistema. Al proceso de convertir información real a otra que se englobe en categorías se le conoce como codificación y a la conversión de datos de una forma física a otra se le llama transcripción. Para que en un sistema de información se tengan datos precisos y dignos de confianza se deben realizar las comprobaciones en diferentes niveles: comprobar la cumplimentación de los datos, comprobaciones de datos individuales, la consistencia interna, la consistencia con los datos existentes, y la comprobación de la fiabilidad de los mismos datos. La transformación de datos está a la cabeza de cualquier sistema de información, algunos son simples (clasificar los datos), y otros más complejos (preparar informes de pérdidas en ventas). La parte esencial de los sistemas de información en alguna clase de sistema de archivo, es el proceso de colocar la información relativa a objetos particulares en su lugar correcto y configurar las referencias necesarias para la recuperación de la información de un objeto en particular o una clase de objetos relacionados dando algún criterio.

3.2. TRANSFORMACIÓN
Los procesos de nivel superior se dividen en transacciones, que son una secuencia de procesos primitivos, o una combinación de varios de ellos; significan cualquier proceso rutinario, con pequeñas variaciones, que suceden con frecuencia. Las áreas críticas son las de captación de datos y la entrada de datos. La siguiente subdivisión es la edición de datos, la cual implica la recuperación, la modificación y el almacenamiento, normalmente se le conoce como actualización. También los procesos se dividen en toma de decisiones, lo cual ocurre cuando hay alternativas de acción en una situación particular, y es necesario efectuar una elección. Existen cuatro etapas: organizar la información, determinar alternativas, modelizar las consecuencias y, elegir la acción apropiada. La siguiente división son los procesos de soporte de una decisión, que es el que lleva a cabo la rutina importante necesaria para tomar una decisión, las cuales realizan dos funciones distintas: dictaminar, que es el proceso de organizar la información, y, modelizar, se diseña un modelo para predecir el efecto de algunos cambios en ciertos parámetros del sistema. Y, por último, los procesos de nivel superior se dividen en recuperación de información, lo cual es esencialmente el proceso de recuperación primitivo considerado a un nivel de usuario.

4. IMPLEMENTACIÓN
4.1. ¿QUÉ ES UNA IMPLEMENTACIÓN?
La implementación de un sistema de información es la manera en que se hacen las tareas; una cosa es lo que un sistema de información hace, lo que son las funciones, y otra cómo lo hace, es decir su implementación, lo que requiere de cuatro componentes: personal, hardware, software y almacenamiento de datos.

4.2. COMPONENTES
Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas, son los realizadores de los procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y como proveedores de soporte administrativo y técnico para la operación del sistema.
Hardware son los equipos en donde se instala el sistema de información, ya sean PC’s o equipos más grandes, llamados mainframes; la medida más útil del tamaño de un equipo es sobre la base del volumen de información y a los datos que mantendrá en memoria para su proceso, y quiénes van a compartir los datos, la necesidad de una respuesta rápida y consistente, la protección de la información y la responsabilidad en el manejo de la máquina y los datos de una persona o personas en particular.
Software, es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por el usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas; existen cuatro tipos de software, primero, el sistema operativo, que es la interface entre el software de aplicación y el hardware, los sistemas de aplicación, que son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de aplicación específica o de uso general; las utilerías de desarrollo del sistema, los cuales son los lenguajes de programación, los lenguajes de cuarta generación o de usuario, y los paquetes de uso general y los medios útiles de mantenimiento del sistema, que son unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos, crear, monitorear, etc.
Almacenamiento de datos, es generalmente la decisión más crucial que debe tomarse, lo cual implica la manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el que se deben guardar).

4.3. IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
La implementación de procesos puede ser manual o automática, y se tiene una tercera opción: los procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y una máquina conjuntamente. Un sistema informático es tan bueno como la persona que la ha configurado; en un sistema completo se tienen procesos manuales, automáticos e interactivos.
Cualquier implementación debe satisfacer los requisitos básicos de funcionamiento del sistema; es decir, la información suministrada debe ser oportuna, precisa e importante, y además, debe ser confiable y flexible. Una implementación es mala si cambios, aparentemente triviales, son difíciles o imposibles de implementar. La información necesaria debe ser accesible en la forma correcta sin que se requiera mucho esfuerzo.

5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS
5.1. CLASIFICACIÓN
La clasificación de los sistemas de información se puede dar de diferentes formas, por ejemplo, por Área funcional, la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la organización en el que va a usarse. Por tipo de función, es decir, por procesos de transacciones, para dar soporte a decisiones o por recuperación de información. También los sistemas pueden ser Institucionales o Personales, y también se pueden clasificar por su implementación: Manual, interactivo o en línea, y por procesos batch. Los sistemas de transacciones pueden ser: un sistema de nómina, un sistema de reserva de boleto o un sistema de contabilidad.

5.2. DISEÑO
Para el diseño de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologías; un diseño es siempre nuevo y diferente en algo, además que existe una gran cantidad de experiencias disponibles sobre qué cosas funcionan y cuáles no, y sobre las formas de abordar los problemas de diseño. El diagrama de flujo de datos es un intento de describir los procesos implicados en diseñar algo. Los procesos de operación de diseño son de tres tipos: formulación de ideas, análisis funcional de las ideas, y la selección de una solución.
En la formulación de ideas el diseñador lo que hace es reunir su conocimiento técnico, su experiencia en otros proyectos y el sentido estético. Para llevar a cabo el análisis de las posibles soluciones, debemos tomar en cuenta: ¿Funcionará, satisface otros requisitos, cuáles son los requisitos en materia de tiempo y dinero (costo-beneficio), y si es estéticamente satisfactorio?. El análisis revela imperfecciones en un diseño inicial, también en qué áreas se requieren cambios. El criterio que se utilice para la selección de la solución: cumple el diseño correctamente con la especificación funcional de lo que se requiere, los costos comparativos de los distintos diseños, y las preferencias estéticas. Una vez seleccionado el diseño, se da inicio a las especificaciones.

5.3. PROGRAMACIÓN
El problema de la programación consiste en disponer de tiempos determinados para realizar un conjunto de actividades, sujetas a restricciones. Existen tres tipos principales de operaciones de programación: programación de un proyecto, programación de un trabajo y la confección de horarios. La restricción principal está en los recursos para llevar a cabo una tarea; en los proyectos, los tiempos en una tarea deben esperar a que otra se termine. Las implementaciones de los sistemas de programación van desde unos totalmente manuales, a otros totalmente automatizadas. Para la programación de un proyecto, el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio, un punto intermedio y un final, y que normalmente se divide en tareas realizadas por grupos distintos de gente, es necesario decidir sobre las tareas, estimar el tiempo y los recursos a utilizar. El valor real de los sistemas de proyecto reside en su monitorización. La programación de un trabajo, como programar las entregas de mercancía a clientes, debe configurarse diariamente; la aproximación empleada es heurística, es decir, no siempre es la más óptima, pero sí la más razonable. Y, la confección de horarios implica la configuración de un programa que se repite muchas veces: diario, semanal, mensual o anual.
Un sistema experto es un sistema que intenta emular el comportamiento de un experto humano en un área en particular. Las técnicas empleadas en sistemas expertos han sido desarrolladas como parte de investigación en la inteligencia artificial y su objetivo es crear sistemas computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los seres inteligentes, como: interpretación de lenguaje, interpretación de imágenes, juegos, resolver problemas matemáticos o diagnosticar enfermedades. Los sistemas expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista de las reglas empleadas, y donde se han utilizado, para alcanzar la conclusión; esto puede ser usado para adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar un resultado distinto. Aunque debe señalarse que el computador no actúa de forma inteligente, simplemente hace lo que se le indica, pero mediante un análisis más complicado del problema y un conjunto de instrucciones más complejo.

6. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
6.1. ¿QUIÉN HACE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?
La planificación estratégica está relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una función de alta dirección dentro de una organización. En compañías particulares, a estos sistemas de soporte a decisiones, se les da el término de sistemas de información de dirección. En el sector público, la planificación estratégica juega un papel más significativo, ya que los gobiernos están interesados en la planificación económica, de infraestructura, a largo plazo en sectores particulares (agricultura, industria, educación). Los requerimientos de información de dirección se encuentran en la acumulación o fuente de información, la formulación de posibles soluciones, la modelización de las consecuencias y la selección de la mejor solución. El resultado final de un ejercicio de planificación estratégica es un informe: tablas, gráficas y mucho texto.

6.2. PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Cualquier organización tiene un gran número de sistemas de información. Abarcan desde los grandes sistemas institucionales, que sirven a la organización como un todo (Ej. Sistema de nómina), pasando por los sistemas institucionales al servicio de partes específicas de la organización (Ej. Compras, ventas, inventario), hasta los sistemas personales desarrollados y usados por directivos y profesionales individuales (Ej. Presupuestos). Existe una necesidad, en el ámbito organizativo, de mover información entre los sistemas, y en traer información a partir de los distintos sistemas en conjunto. Los sistemas integrales son extremadamente difíciles de implementar y de operar con eficacia, ya que el área responsable del sistema ha de pensar en todo y ha de ser capaz de responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. Las técnicas de modelización de datos ayudaron en la integración de sistemas y es una forma de asegurar que el contenido en una base de datos estuviera debidamente especificada, eliminando duplicidad y ambigüedad en los datos y darle un uso efectivo.
Desarrollar un sistema informático para un usuario es una forma de ingeniería: se aplican ideas teóricas, experiencias pasadas y sentido estético para dar una solución a un problema particular. El sentido estético es el más difícil de obtener. La prueba principal: un sistema sencillo, elegante y fácil de usar, o uno enredado y complicado. Los elementos de solución son: hardware, software, personal y almacenamiento de datos. Se deben considerar también los problemas de encontrar la solución y ponerla en práctica, y el tiempo y forma de transición al nuevo sistema. Existen dos tipos de problemas: los técnicos de llevar a cabo el diseño de un sistema que funcione, y los problemas administrativos de asegurarse que es el sistema correcto.

6.3. ETAPAS DE DESARROLLO
Una descripción sencilla del desarrollo de un sistema informático se muestra en tres etapas; una fase de investigación para determinar los requisitos del sistema, una etapa de diseño, y una etapa de implementación. El punto de partida es la expresión de una necesidad y representa un estado sobre los síntomas de un problema de base, no un estado del problema en sí mismo. Con los sistemas de información, las necesidades normalmente hacen meditar sobre la incapacidad para obtener la información requerida, son una carga para mantener o conservar información, o dan lugar a problemas para realizar cambios. La fase de investigación identifica los problemas reales subyacentes a los síntomas, especifica los requisitos para una solución, e identifica cualquier restricción en las soluciones posibles. La especificación funcional va en la fase de diseño, que implica decidir cómo han de realizarse estas funciones. Primero se debe reunir una serie de ideas generales sobre cómo funcionan distintos tipos de sistemas para una solución o soluciones que son aplicables al problema, enseguida, se deben llevar a cabo análisis sobre las ideas aportadas, y por último, decidir sobre la solución más apropiada. La fase de construcción toma los planos preparados durante la fase de diseño y los implementa. Se debe mantener una visión global de la solución y no encallar en los detalles.
Los sistemas de información nunca son perfectos, por lo que, después de la implementación, se evalúa su operación, y esto lleva casi inevitablemente a una nueva serie de cambios. Las fases primarias de investigación deben ser utilizadas por personas con experiencia en el campo donde se va a usar el sistema de información, mientras que el diseño detallado y la implementación, deben ser hechos por profesionales. Las estrategias empleadas para el desarrollo de sistemas son: prototipos y desarrollos evolutivos. En los prototipos las funciones requeridas pueden ser claramente definidas, mientras que los desarrollos evolutivos son desarrollos pilotos que realizan algunas funciones que pueden ir cambiando o adicionando hasta que el sistema alcanza una forma estable y no requiere cambios.
En la fase de investigación del desarrollo de sistemas se intenta especificar lo que hace el sistema. Hay dos situaciones distintas con las que se tienen que enfrentar: cuando no hay un sistema de información y debe crearse uno nuevo, y cuando hay un sistema existente que de alguna manera no es satisfactorio. Para la primer situación se debe: definir los objetivos del sistema y definir las funciones a realizar para alcanzar éstos. Los objetivos principales de un sistema de información conciernen a la entrega de información: qué información debe estar disponible, para quién, en qué escala de tiempo debe actualizarse y cuántos objetivos secundarios se incluyen: requisitos para la captura y entrada de datos, los entornos de trabajo de las personas y tipos de trabajo, restricciones financieras y límites de tiempo. Las herramientas para especificar las funciones de los sistemas de información son: diagramas de flujo de datos y modelo de datos.

6.4. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL
Cuando ya se tiene un sistema de información hay cinco etapas al derivar una especificación funcional: definir un objetivo global para el cambio, modelizar el sistema existente, analizar el modelo, definir los objetivos específicos de los cambios que deben hacerse y definir los cambios funcionales necesarios para dar efecto a estos objetivos. Dando la descripción del sistema existente, normalmente es posible determinar las causas básicas de los síntomas y una vez identificados los problemas, se debe decidir cuál de ellos se tratará de resolver y en qué extensión. Sólo han de aparecer los cambios que son funcionalmente necesarios.
Al diseñar el nuevo sistema se está decidiendo cómo han de implementarse las funciones detalladas en la especificación funcional, se está pasando desde lo que se requiere hasta cómo conseguirlo. Cada situación de diseño es única. Existe un gran número de implementaciones posibles para un sistema. En la identificación de cómo debe hacerse cada proceso, se debe incluir: una identificación de los procesos, las escalas de tiempo (frecuencia) y los tipos de entrada y salida de datos y la forma de los procesos manuales que lo complementan, una arquitectura del sistema, que cubre requisitos de la forma de organización de los datos, la localización de los procesos y la configuración del sistema, así como una identificación de los subsistemas (tareas o programas) que pueden tratarse por separado. Se debe dar una visión global de cómo funcionará el nuevo sistema.
La evaluación de las propuestas de diseño, una vez reunidas, se deben analizar para ver si van a funcionar o no, los factores a considerar son: viabilidad técnica, viabilidad organizativa y viabilidad económica. La viabilidad técnica tiene que ver con los avances tecnológicos y de cuánto dinero se tiene para gastar. En la viabilidad organizativa tienen que ver el valor del sistema para las personas que hacen un trabajo en particular, la complejidad técnica de las personas que se supone van a usar el sistema, las condiciones de trabajo, las interfaces y compatibilidad con otros sistemas, la organización del desarrollo de grandes sistemas y los eventos relacionados globalmente con la sociedad. Y la viabilidad económica está relacionada con: los costos del sistema y los beneficios esperados.
La técnica y documentación estadística en la administración de empresas son aplicaciones prácticas. Es el conjunto de los métodos que tienen por fin el estudio numérico de las colectividades, Se aplica a los conjuntos para distinguir, clasificar y contar. La estadística es considerada como la recolección de datos y documentos para administrar mejor. Uno de los factores más importantes de la estabilidad y el buen rendimiento de los negocios es, sin discusión, el establecimiento de estadísticas más completas y su más amplia utilización.
El diseño detallado y la codificación de un sistema informático es tal que requiere experiencia técnica, y es de interés para los usuarios sólo en el sentido de que necesitan monitorear el progreso del desarrollo y revisar a la vez el diseño y la implementación para asegurar que el sistema satisfaga sus requisitos. En el proceso de conversión tienden a presentarse tres problemas: resistencia al cambio, no familiaridad con el nuevo sistema y la transferencia de datos del sistema anterior al nuevo. Las estrategias empleadas para la conversión son: puesta en servicio inmediato, operación en paralelo y la implementación por fases.
El plan de sistemas de información corporativos significa que se debe distinguir muy bien entre la forma con que las responsabilidades son llevadas a cabo en relación con los principales sistemas institucionales, y con respecto a los sistemas personales y a pequeños sistemas institucionales. El desarrollo de grandes sistemas institucionales implica el compromiso de recursos significativos (personal calificado, hardware y dinero) durante un largo período de tiempo, así, la planificación de grandes sistemas de información es una responsabilidad corporativa. Sistemas muy pequeños pueden desarrollarse dentro de los recursos del grupo o sección que los necesitan, y es donde surge la necesidad de coordinar la compra de software y hardware siempre que sea posible, para asegurar un nivel de compatibilidad entre las secciones.
Una necesidad posterior es el coordinar el uso de la información dentro de la organización en el sentido de que debe estar disponible dónde y cuándo se necesite, pero al mismo tiempo deberá minimizarse la duplicación de esfuerzos al capturar y conservar los datos. Esto requiere que la organización tenga un proceso de planificación corporativa en el que se discutan las necesidades de sistemas de información, se desarrollen prioridades y se asuman compromisos. Esto da como resultado un Plan de Sistemas de Información, el cual contendría una planificación de desarrollo para sistemas grandes y una estrategia para el desarrollo de sistemas pequeños, o subsistemas, teniendo en cuenta el nivel de apoyo de los servicios a prestar a los usuarios.


SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN

Este Subsistema de Información es el que será estructurado para proporcionar oportuna y eficientemente información cuantitativa y cualitativa sobre los diferentes aspectos de la institución y establecer canales de información entre las dependencias administrativas y académicas, que permitan el flujo e intercambio de datos e informes.

Sus funciones son:

• Identificar las necesidades de información estadística de las diferentes dependencias de la institución.
• Identificar las fuentes de información externa útil a la Institución.
• Identificar el tipo de información estadística requerida para la elaboración de los planes de desarrollo, planes de acción, planes operativos y la toma de decisiones y que deben proporcionar todas las dependencias académicas y administrativas de la institución.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
• Proponer a la Oficina de Planeación y Desarrollo Universitario y demás dependencias de la institución formas o instrumentos de recolección de información.
• Determinar los periodos estadísticos, según las etapas evaluativas de la Unidad y la Institución, para la recolección y/o producción de la información.
• Eliminar la duplicación de información para ahorrar tiempo, trabajo y esfuerzos.
• Proporcionar información relacionada con estudios de tipo académico, administrativo o económico-financiero a las dependencias de la institución que la soliciten.
• Establecer las metodologías adecuadas para la recolección de datos, su procesamiento y análisis y la publicación de estadísticas, de tal forma que estas sirvan de base para la implantación de sistemas integrados de información, bases o bancos de datos.
• Determinar el tiempo de vigencia de las formas o instrumentos del Subsistema de Información utilizados en la de recolección y actualización de las estadísticas.
• Dar asesoría a las dependencias de la institución en asuntos de su especialidad.
• Publicar anualmente un Boletín de Estadísticas.
• Las demás que señalen las normas reglamentarias.